Systemansvarlig eller en avdelingsleder kan avslutte foregående måned for en ansatt og så ledergodkjenne den. En ansatt avslutter en måned automatisk ved å stemple inn i neste, men en leder eller Timeflex administrator kan også utføre denne funksjonen ved fylle inn manglende opplysninger.
Det er laget rutiner for at ansatte og ledere kan godkjenne timelistene. Når man godkjenner en timeliste settes en elektronisk signatur på at alt er OK. Ansatte godkjenner i egen timeliste (Fil, send til godkjenning).
Godkjenningsrutinen kontrollerer at alt er korrekt i timelistene, og for sikkerhets skyld kontrollregner den en gang til at alle beregninger er korrekte (rekalkulerer). Det sikrer at ingen fraværskode eller stemplinger er utelatt, samt at korrekt fleksitid er overført til neste måned. Etter godkjenning er det ikke lenger mulig å gjøre endringer i timelisten. Det anbefales at alle timelister godkjennes.
Når ansatte har godkjent ser man dette ved at det kommer kryss i kolonnern for ansatt godkjent:
Som leder kan man godkjenne en ansatt eller merke flere for godkjenning ved å holde shift eller ctrl tasten nede og velge. Lag ansattvinduet litt større slik at kolonnene for "Ansatt godkjent", "Leder godkjent" og "Overført lønn" er synlige som vist over. Tast F5 for å oppfriske kolonnene underveis.
Velg så en eller flere ansatte i ansattvinduet som du ønsker å godkjenne. Høyreklikk og velg "Avslutt og godkjenn forrige måned". I bildet under har vi valgt to ansatte.:
De grønne hakene her indikerer at timelisten er ok. Ingen stemplinger eller fraværskoder mangler. Dette vil være tilfelle på alle timelister der ansatte har godkjent i forkant. Her kan leder se på "vise endre timeliste" for å få frem detaljene. Er man enig i ført fravær, overtid, timer og fleksitid kan man lukke timelsiten og trykke "Godkjenn". Da blir det grønne haker over alt. Du kan da velge neste med > og fortsette på samme måten.
Er det mangelende stemplinger eller fraværskoder kan dette rettes opp før godkjenning. Har den ansatte godkjent noe leder er uenig med må sperren på timelisten oppheves, og endringen utføres. Ofte er det riktig å gjøre dette i samråd med den ansatte, evt. skrive i kommentarfeltet hvorfor man har endret.
Alle godkjenninger logges i systemet. Har man integrasjon mot lønnsystem betyr en godkjenning her at man godkjenner kostnader til f.eks. overtid og fravær. Når det er kjørt lønn kommer det kryss i kolonnen for "Overført lønn".
Merk: Du må gå igjennom alle de ansatte du valgt enten ved å trykke Start eller >+ eller enkeltvis via < og >. Funksjonene << eller >> vil ikke automatiske avslutte og godkjenne timelisten, men vil bare ta deg til starten eller slutten av listen. En måned som er ufullstendig vises med rødt kryss. Fyll inn manglende opplysning direkte eller via knappen Vise/endre timeliste. Når de nødvendige opplysningene er på plass vises kun grønne haker, og måneden vil med dette være avsluttet og godkjent.