Fraværskoder kan i Timeflex defineres avhengig av behov. Dette er de mest vanlige:
Ved endring eller opprettelse av fraværskoder vil du ha disse valgene:
Ordinær visning
Angi inntil 3 tegn for den fraværskoden du ønsker å definere.
Etter at den er endret
Angi inntil 3 tegn som skal vise at fraværskoden har vært endret. F.eks. kan du skrive små bokstaver i stedet for store (for å følge terminologien for inn- og utkoder.)
Beskrivende tekst
For at man skal slippe å huske på hva de forskjellige fraværskodene betyr, kan du angi tekst som forklarer type. F.eks. "Ferie m/lønn".
Ansatte kan benytte denne kode ved egen fraværsmarkering
Du som systemansvarlig kan forbeholde deg retten til å sette spesielle fraværskoder – sørg da for at krysset foran dette valget er fjernet. F.eks.: Du har definert en fraværskode SSM Sykefravær med sykemelding. Du ønsker at kun systemansvarlige skal ha mulighet for å legge inn denne koden etter at sykemelding er forevist.
Ansatte kan endre eller slette denne kode fra egen timeliste
Dette forhindrer at den enkelte ansatte i ettertid endrer denne koden(i timelisten).
Koden vil kunne vises i ”Hvem er Hvor” oversikten
Fraværskoder vises normalt under denne oversikten. Hvis du ønsker at dette ikke skal skje, må du fjerne avkrysningen.
Type fravær
Angir hvordan sykefraværsstatistikken skal tolke dette fraværet.
Utregning
Forteller Timeflex hvordan totalene skal oppdateres. Eksempel: For å definere en fraværskode for avspasering av fleksitid, må du her velge ”Trekkes fra totalen fleksitid”.
Avansert - Koden kan benyttes på fridager
Brukes vanligvis ikke. Benyttes i forhold til å merke spesielle arbeidsdager innen enkelte bransjer.
Avansert - Koden kan benyttes selv om inn- utregistreringer (stemplinger) finnes i normaltiden
Brukes vanligvis ikke. Benyttes i forhold til å merke spesielle arbeidsdager innen enkelte bransjer.
Avansert - Ikke tatt lunsj
Sett et kryss her for å lage en ny kode som kan benyttes i timelisten når de ansatte av en eller annen grunn ikke rekker å ta lunsjpause. Bruk av koden fører til at man ikke får trekk for lunsjpausen denne dagen. Gjelder arbeidstid definert med ikke betalt lunsj.
Avansert - Utbetal UB/Skifttillegg
Sett et kryss her hvis UB eller skifttillegg skal regnes ut for de timene normaltid som denne dagen utgjør. F.eks. så settes dette krysset ofte på fraværskoder for sykdom eller sykt barn.
Avansert - Fraværskode i lønnsystemet (Timeflex Integrasjon)
Angi fraværskode som lønnsystemet ditt benytter. Ofte trenger man ikke fylle inn noe her. Enten fordi fraværskoden ikke skal eksporteres i det hele tatt, eller at lønnsystemet selv inneholder en egen mappingtabell for denne typen integrasjon.