<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Komme igang > Oppbygningen av Timeflex Pluss

 

Formålet med Timeflex er å holde orden på hver enkelt ansattes arbeidstid. Timeflex registrerer tidspunkt for hver inn- eller utregistrering den enkelte ansatte foretar seg. Disse registreringene blir inndelt i måneder og en måneds registreringer danner til sammen en timeliste. Timelisten kan tas fram på skjermen eller skrives ut etter behov.

 

Totaler

Timeflex regner ut på grunnlag av timelisten hvor mye den enkelte ansatt har arbeidet, jobbet overtid, fleksitid status, betalt fravær, ferie og lignende. Timeflex summerer totaler for hver måned; månedstotaler, og for hvert år; årstotaler

Inn- utkoder og fraværskoder

For at man på timelisten skal se hvilke type fravær som er registrert, har Timeflex et sett med inn- utkoder og et sett med fraværskoder. Det er viktig å merke seg forskjellen mellom disse. Inn- utkoder kan kun benyttes i tilknytning til hver enkelt inn- og utstempling i løpet av en dag, mens fraværskoder angir fravær for hele arbeidsdagen. Fraværskoder opptrer på en egen kolonne helt til venstre på timelisten. Man kan vanligvis ikke sette fraværskoder på dager hvor det er foretatt inn- og utstemplinger.

 

Inn- utkoder: Hver inn- og utkode består av en bokstav. Man kan ikke legge til eller slette disse kodene, men man kan endre bokstavbetegnelsen hvis man ikke er fornøyd med disse (foretas via Verktøy Alternativer dialogboksen). Ved førstegangs installering settes de slik:

 

 

*) tidspunkt eller kode har vært endret av bruker/administrator

**) Ikke del av standard installasjon men kan settes under Verktøy Alternativer.

 

Man kan normalt ikke sette fraværskoder på dager hvor det er foretatt inn- og utstemplinger. Dette er jo ganske logisk i og man at det ikke gir noe mening med å stemple inn og ut når man er satt fraværende med en fraværskode. Men det finnes unntak for fraværskoder som fører til timer betalt fravær f.eks. tjenestefravær eller kurs. I disse tilfellene vil det være mulig å registrere inn- og utstemplinger på samme dag så lenge tidspunktene befinner seg utenfor intervallet for normaltid.

Arbeidstid, sykemeldinger og medlemskap i arbeidstidgrupper

Timeflex kan holde orden på arbeidet tid, fleksitid,overtid og fravær. En forutsetning for at dette skal fungere er at arbeidstiden er definert på forhånd.  

 

Det å sette opp arbeidstiden manuelt for alle ansatte enkeltvis vil være en stor jobb og en tungvint løsning spesielt hvis arbeidstiden i ettertid må endres. I Timeflex er dette løst ved at man definerer arbeidstidsgrupper som flere ansatte kan knyttes til.  Vi sier da at de ansatte er medlemmer i en arbeidstidgruppe.

 

Når man melder en ansatt inn i en arbeidstidgruppe, kan man velge hvilken del av året medlemskapet skal gjelde. Har man lik arbeidstid hele året velger man 1/1 - 31/12 som hovedarbeidstid. Tilsvarende velger man andre fra og til datoer dersom bedriften benytter sommer- og vintertid.  

 

Når du tilknytter en ansatt til en arbeidstidgruppe vil standardvalget være at den ansatte skal benytte arbeidstidgruppen som sin hovedarbeidstid. Timeflex, vil som forklart over, ønske at du velger  fra og til dato. Man behøver ikke oppgi fra og til årstall. Medlemskapet vil aldri gå ut, og vil repetere seg selv hvert år så lenge Timeflex er i bruk.

 

Det kan likevel oppstå unntak i forhold til en fast hovedarbeidstid – f.eks. ved en midlertidig stilling.  I Timeflex er dette løst ved at man kan opprette tidsavgrenset arbeidstid. Når den tidsavgrensede arbeidstiden er utløpt, vil man igjen gå over til å benytte hovedarbeidstiden. Hvis man endrer arbeidstid, skal man også sette den gamle til tidsavgrenset for å beholde historikken.

 

Tidsaavgrenset arbeidstid velges foran hovedarbeidstid for intervaller der tidsavgrenset arbeidstid er definert. Så dersom det både er definert en tidsavgrenset arbeidstid og hovedarbeidstid på en dato, vil den tidsavgrensede arbeidstiden bli benyttet som gjeldende arbeidstid.

 

I tillegg til hovedarbeidstid og tidsavgrenset arbeidstid har man også mulighet for å legge inn sykemeldinger. Det vanlige er å legge inn 100% sykemeldt eller gradert/delvis sykemelding.100% sykemelding legger inn fraværskode, mens delvis/gredert sykemelding justerer forventet arbeidstid basert på sykemeldingsprosenten.

 

Med disse begrepene på plass vil det bli lettere å forstå måten og mulighetene Timeflex gir for å sette opp de ansattes arbeidstid. Arbeidstiden kan settes opp svært fleksibelt, og med mange muligheter. Heldigvis kan både Timeflex brukere og administrator lett se hvordan arbeidstiden vil se ut for en gitt dag ved å benytte Vis arbeidstid funksjonen/konet fra timelisten eller ved hjelp av kalenderfunksjonen i Timeflex Admin.