Etter at du nå har klargjort de forskjellige arbeidstidgruppene (Se Planlegge systemet) i din bedrift, kan du nå definere disse i systemet. Du må opprette hver gruppe for seg. Rekkefølgen du gjør det i, spiller ingen rolle. Stå i arbeidstidsvinduet i systemet.
Vi leverer systemet med en vanlig "normal" arbeidstid som er basert på fleksitid. Skal du ha fleksitid kan du ta en kopi av denne og bearbeide den slik at den blir korrekt.
Du kan høyreklikke for å få meny.
Når du velger ny kommer du til en veieviser. Du kan enten lage en helt ny eller kopiere fra en eksisterenede.
Veiviseren tar deg igjennom flere step:
•Arbeidstidsavtale: Her angir du om arbeidstiden skal basere på fleksitidsordning eller ikke, og om det skal gis anledning til bruk av overtid. Du setter også om overtiden skal settes automatisk, eller om brukeren må velge manuelt. Det siste er mest vanlig. Det betyr at brukeren må si ifra når overtid kreves (pålagt overtid).
•Overtidssatser: Her angir du hvilke overtidssatser som skal benyttes. Du kan skrive inn, eller velge med pilene.
•Sett opp klokkeslett: Her angir du intervaller for normaltid og overtid. Merk at du må hake av om lunsj er betalt eller ikke.
•Fri i uka: Sett opp hvilke dager som det er fri i uka, og spesifiser hva slags betaling man skal ha denne dagen. Typiske er det fri lørdag og søndag, men ved reduserte stillinger kan det også være fri flere dager.
•Velg fridager: Her er det to fliker å forholde seg til. "Fridager" og "Dager med redusert arbeidtid". Systemet foreslår det som er mest vanlig i Norge, men her må hver bedrift sette krav. Merk at du oså må angi hva slags godtgjørelse man skal ha på fridagene. Har dere flere fridager kan dette korrigeres etterpå.
•Navngi ny arbeidstidsgruppe: Gi gruppen et navn. Start gjerne navnet med stillingsprosent, da blir det enkelt å orientere seg om det blir mange grupper.
Når arbeidstidsgruppen er opprettet kan det være noen korrigereinger du må gjøre. Et eksempel kan være å legge inn julaften som fridag og si ifra at overtid ikke kan settes før man har jobbet full dag. Dette beskrives videre under "endre en arbeidstidsgruppe".
Du trykker enter eller dobbeltklikker i listen over arbeidstidsgrupper for å komme inn for å se ukeplan, fridager, avtale etc. .
Tallet nederst til høyre indikerer hvor mange timer normaltid som er definert.
Vi anbefaler at dere oppretter en arbeidstidsmal på denne måten, hvor alle ferier f.eks. legges inn. Når man skal lage nye arbeidstidsgrupper kopierer man fra denne, og gjør endringer på arbeidsdagene etterpå (se de to neste avnsittene).
Les videre det som står om avtale og fridager. Du må inn her for å ferdigstille avtalen helt.