Dette er nok det spørsmålet supportavdelingen vår får oftest. Det er ikke vanskelig, men det er viktig å være bevist hva du gjør.
Du må først ta stilling til om dette er en endring av hovedarbeistid (permanent ordning), eller om det er en tidsavgrenset (midlertidig) endring i arbeidstid.
Endre hovedarbeidstid:
Det er viktig å ha fokus på å ta vare på historikken. Si at en ansatt har jobbet 100% frem til juli et år, og at man deretter skal jobbe 80% inntil vidre. Da er det viktig at man er knyttet til rett arbeidstid på rett tidspunkt.
Gå til eksisterende arbeidstid. Dobbeltklikk for å åpne. Flytt fra Hovedarbeidstid til Tidsavgrenset, og spesifiser perioden denne arbeidstiden har vært brukt. Trykk OK.
Denne arbeidstiden flytter seg nå ned til tidsavgrenset. Høyreklikk og velg Ny.
Velg ny hovedarbeistid, og legg inn tidsom. Dette skal normalt være hele året, med mindre man har sommer- og vintertd. Det er en vanlig feil at man legger hovedarbeidstiden fra etter den forrige stoppet, i eksemplet 01.07. Da vil systemet ikke ha noen arbeidstid å forholde seg til fra januar til juni neste år. En slik feil resulterer i at "Timeflexen min regner ikke" hos den ansatte etter nyttår.
Hvis du endrer arbeidstid med tilbakevirkende kraft må du huske å rekalkulere. Si at den ansatte endret arbeidstid fra 1. juli, men at man ikke har fått lagt det inn i systemet før 15.08. Da vil i eksempelet over den ansatte ha fått mye uriktig minus i fleksitiden sin. Når du da har gjort endringen må du gjøre en rekalkulering. Finn den ansatte i listen, høyreklikk og velg "Juster totaler". Velg riktig måned og trykk rekalkuler. Svar ja hvis systemet spør om den skal rekalkulere senere måneder automatisk.
Endre arbeidstid for en tidsavgrenset periode:
Er det bare en kort periode man skal ha endret arbeidstid, bør man lage en ny tidsavgrenset og angi perioden man skal ha en annen arbeidstid.
Timeflex sjekker alltid først om det er en tidsavgrenset arbeidstid registrert. Hvis ikke det er det, faller den tilbake til hovedarbeidstiden. I eksempelet over vil man systemet skjønne at man ikke arbeider fredager i perioden 01.11.2019 til 31.12.2019. Fra 01.01.2020 vil man igjen jobbe 100% Normaltid.
