I Timeflex er det enkelt å legge inn sykemeldinger på den enkelte ansatte. Sykemeldinger kan legges inn når som helst både i nåtid, framtid og tilbake i tid. Man kan også utelate å legge inn sykemeldinger, fordi Timeflex likevel vil be om fraværskode ved ethvert fraværstilfelle. Det å legge sykemeldinger direkte inn i Timeflex kan likevel gi deg bedre kontroll, og her følger en del fordeler med å ta det i bruk:
•Du reduserer muligheten for at den ansatte velger feil fraværskode ved sykefravær.
•Gradert sykemelding kan nå benyttes, og Timeflex vil automatisk beregne ny forventet arbeidstid.
•Når Timeflex vet om et sykefravær i forkant, så vil Syk Sykemelding fraværskoden (vanligvis SML) automatisk bli benyttet.
•Sykefraværsstatistikken vil nå bli mer nøyaktig da det blir tatt hensyn til gradert sykemeldte / delvis sykemeldte ved utregningen. For eksempel så vil 50% sykemelding i fire dager nå telle som to hele sykefraværsdager som er det korrekte.
•Den ansatte kan se et symbol i timelisten (rødt kors i svart firkant) noe som gjør det hele litt mer informativt.
•Du hindrer den ansatte i å registrere timer i Timeflex på de dagene som den ansatte er 100% sykemeldt.
Hvis du legger inn sykemeldinger for tidligere perioder er det verdt å merke seg følgende: Måneds- og årstotaler blir ikke endret, og eventuelle tidligere fraværskoder forblir uendret. Det vil derfor være mest fornuftig å legge sykemeldinger inn i Timeflex straks man har nok informasjon om sykemeldingens varighet/type. Når den ansatte stempler inn etter en 100% sykemelding, så vil Syk Sykemelding fraværskoden bli fylt inn i timelisten, og totalene vil bli oppdatert.
Merk: Sykefraværsstatistikken i Timeflex samt Fraværsskjema rapporten vil alltid la sykemeldinger få presedens ovenfor andre fraværskoder hvis en konflikt skulle oppstå.
Merk: Legger du inn sykemelding emd tilbakevirkende kraft er det smart å rekalkulere
Man tilknytter sykemeldinger til den ansatte på nesten samme måte som man tilknytter arbeidstid til den ansatte.
Legge til, endre og slette sykemeldinger i Timeflex finner du ved å høyreklikke i Sykemeldings "fliken". I nyeste versjon kan man importere lastet ned sykemelding fra NAV.
Som du ser over så kan man i dialogboksen bestemme ønsket prosentsats. Tallet 100 betyr at den ansatte er 100% sykemeldt i tidsrommet, mens f.eks. tallet 50 betyr at den ansatte er 50% sykemeldt i perioden. Man kan også velge å sykemelde en ansatt til en annen arbeidstidgruppe hvis det er spesielle behov f.eks. i forbindelse med attføring. Denne arbeidstidgruppen må være satt opp i forkant etter nærmere avtale med den sykemeldte og bedriften.
Hvis du vil importere XML sykemelding må du først laste den ned fra Altinn. På sykemeldingen i Altinn er det mulighet for å laste ned XML. Denne mellomlagrer du f.eks. på skrivebordet. Deretter kan den importeres (Importere XML sykemelding fra NAV). Da vil feltene fylles inn automatisk.
Er man gradert sykmeldt kan man jobbe på forskjellige måter. Si at man er 50% sykmeldt. For noen vil det være riktig å jobbe noen timer hver dag, og for andre vil det være riktig å ha fri annenhver dag. Noen er sykmeldt fra arbeidsoppgaver, og skal kanskje være til stede på jobben full dag selv om man er 50% sykmeldt. Vi har tilrettelagt for 2 valg når det gjelder dette:
Tillat opparbeidelse av fleksitid ved gradert sykemelding: Det er ikke meningen at man skal kunne opparbeide seg fleksitid når man er sykmeldt, men for mange er det riktig å bruke fleksitiden som et verktøy til fleksibilitet. Dette er gjerne aktuelt hvis man er gradert sykemeldt over lang tid, og tillater at den som er sykemeldt kan jobbe litt mindre en dag og mer en annen. Evt. ta fri hele dager og bruke fraværskode for gradert sykemeldt. Det er ikke vanlig at denne haken på, og det må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det er viktig at man har en fraværskode for gradert sykemeldt som benyttes hvis man er borte helde dager. Denne må ha utregning "trekke fra fleksitiden".
Sykemeldt fra arbeidsoppgaver og ikke fra arbeidstid: Når det står på sykemeldingen at man er sykemeldt fra arbeidsoppgaver skal man normalt være på jobb hele dagen, men er alikevel sykemeldt til en prosentsats. Settes krysset på her vil systemet telle timer for dagen tilsvarende sykemeldingsgrad ganget med oppsatt normaltid. F.eks. hvis arbeidsdagen normalt er 8 timer, og man er 50% sykemledt, vil systemet vise 4 timer. Denne haken må bare settes på om dette står spesielt i sykemeldingen.
I timelisten kan man få en oversikt over hvordan man har jobbet i en sykmeldingsperiode. Trykk på vis, arbeidstid i timelisten 
. Eksempelet under viser at en ansatt har vært sykmeldt 50%, men faktisk har jobbet 80%. Det er jobbet 42 timer av 52 normalt.
Beregningsgrunnlag timer er det som skal oppgis til NAV på hva man har jobbet når sykemeldingsperioden er ferdig, om man har jobbet mer enn sykemeldingen tilsier. Her er det mange ulike avtaler, og det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hva som er riktig. Uansett har både ansatt og leder full oversikt både under og etter sykemeldingsperioden.
*)Merk: Man kan også velge å sykemelde en ansatt til en annen arbeidstidgruppe hvis det er spesielle behov f.eks. i forbindelse med attføring. Denne arbeidstidgruppen må være satt opp i forkant etter nærmere avtale med den sykemeldte og bedriften. Dette er ikke lenger en anbefalt metode da Timeflex ikke har opplysninger nok til å lage sykefraværsstatistikken for de impliserte.