Enkelte bransjer har krav til føring av personalister. Man må være forberedt på å dokumentere hvem som er på jobb akkurat nå og hvordan ansatte har jobbet i en periode tilbake i tid.
Vårt verktøy for personalliste består av en "Personalliste som dokumenterer situasjonen her og nå" og timeliste eksport som viser utvikling over tid.
Personnummer: Det er ikke felt for personnummer i Timeflex. Dette kommer av at vi mener personnummer ikke bør ligge i for mange systemer fordi det er skjermingsverdig. Det er tillatt at fødselsnr. eller D-nummer erstattes av unike koder dersom det i tilknytning til personallisten oppbevares en oversikt over kodene og tilhørende fødselsnummer eller D-nummer. I Timeflex har man felt for lønnsnummer. Vi anbefaler at lønnsummeret ligger her, og at det oppbevares en liste med personnummer og lønnsummer i tilknytning til systemet.
Alternativt kan man legge personnummer i lønnsnummerfeltet eller det feltet man har til disposisjon som kalles land/lokasjon i en standardinntsallasjon .
Under Verktøy alternativer bør man legge firmanavn og organisasjonsnummer.
Hvis man får en kontroll gjøres følgende:
•Skriv ut personallisten fra hvem er hvor listen
•Kjøre rapport Timeliste eksport sortert på dato i Excel for ønsket periode.
•Marker alle ansatte og skriv ut timelistene (hvis det spørres om dette)
•Ønskes dokumentasjon på endringer, kan loggen skrives ut. Den finner du under verktøy og systemlog.
For å ta ut personallisten må man ha tilgang til det. Denne tilgangen settes under tilganger her:
Personalliste som dokumenterer situasjonen her og nå:
Trykk på knappen for eksport og velg personalliste PDF. Rapporten kan lagres og sendes på e-post, eller den kan skrives ut. Pass på liggende retning på utskriften.
Timeliste eksport som viser utvikling over tid
Timeliste export sortert på dato bestilles på følgende måte:
Gå til rapporter og velg timeliste export. Disse feltene må med under velg felt.
Velg avdeling, periode og ta bort haken på "Ta med sumlinje".
Rapporten går til Excel. Den er i utgangspunket sortert på navn og data. Ofte ønsker skatteetaten følgende sortering:
· Personallisten skal vise inn- og ut-registreringer i datorekkefølge. Dvs at utskriften skal være sortert på dato, og at den som kom på jobb først den enkelte dag skal vises først på listen.
· Alle stemplinger for en angitt periode skal kunne skrives ut i dato- og dernest innregistrert klokkeslett-rekkefølge.
For å få den slik sorterer man som følger:
Stå i datofeltet i overskriftraden, Velg data sorter:
Legg inn følgende, og trykk OK på sorteringsvarslet:
Listen sorteres så på dato. En kvalifisert medarbeider i skattetaten vil se stor verdi i å kunne bearbeide en slik liste med filter og sortrering.
